Persondataregler giver bøvl ved planlægning af julefrokosten

Sæsonen for firmajulefrokoster er gået i gang, og spørgsmålet om, hvad der skal på menuen, melder sig for mange arbejdsgivere.

Men der er grund til at tænke sig rigtig godt om, før man stiller spørgsmål som: "Har du fødevareallergi?" og "Er du vegetar?".

Det kan nemlig være i strid med EU's regler om håndtering af persondata.

- Oplysninger om fødevareallergier, spisevaner og trosretning er følsomme personoplysninger, som en arbejdsgiver som udgangspunkt ikke må behandle, siger chefkonsulent Stine Kenneth Larsen, Dansk Industri.

- Derfor skal man være lidt påpasselig i julefrokostsammenhænge, siger hun.

EU skærpede 25. maj reglerne for håndtering af persondata, og det kan udløse klækkelige bøder i millionklassen, hvis reglerne brydes.

Men hvilke spørgsmål må arbejdsgiveren så egentlig stille medarbejderne?

- Man må gerne spørge, om medarbejdere har særlige behov ved afholdelsen af julefrokosten, og om der er medarbejdere, der ikke spiser visse former for kød og skaldyr eksempelvis, siger Stine Kenneth Larsen.

Spørgsmål om allergier og religiøst betingede spisevaner er derimod et no-go, siger chefkonsulenten.

Det var en forespørgsel fra en medlemsvirksomhed, der henledte Dansk Industris opmærksomhed på problemet. Nu har organisationen beskrevet problematikken i det seneste nyhedsbrev.

- Det her med julefrokosten og spisevanerne er et lille kuriosum i forhold til regelsættet om beskyttelse af persondata.

- Så længe man bare husker, hvad der er sagligt og relevant at spørge om, så burde man ikke komme ikke i konflikt med reglerne, siger Stine Kenneth Larsen.

Arbejdsgiverne skal også huske én ting mere: Når julefrokosten er indtaget, skal de indsamlede oplysninger om medarbejderne slettes. De må nemlig ikke gemmes til næste gang.