Læg en strategi så du altid får svaret på vigtige beskeder

Mailboksen bimler og bamler. Og du har altså ikke tid til at svare på hver eneste indkommende besked.

Nogle bliver taget hen ad vejen. Andre bliver lige parkeret, til du har tiden og overskuddet. Her risikerer en del af dem at blive glemt.

Det tænker du måske ikke så meget over, men du burde nok. 80 procent mener nemlig, at mennesker, der ikke svarer på beskeder, er arrogante, prætentiøse, uopdragne eller upålidelige.

Det viser en international meningsmåling foretaget af Occurence, som er lavet i forbindelse med Malene Rydahls research til bogen "Svar udbedes".

- Det kan vi vælge at være ligeglade med. Men hvis du har en forretning, skal du nok lige tænke over det. 80 procent foretrækker et negativt, ubehageligt svar frem for ikke noget svar, fortæller forfatter Malene Rydahl.

Her får du tre råd til at holde snor i indboksen.

1) Begræns din mailtid

En stor udfordring ved den voksende indbakke er, at den hele tiden stjæler af din opmærksomhed. Det gælder især, hvis du får notifikationer, hver gang der lander noget nyt i postkassen.

- Vi ved fra psykologien og adfærdsvidenskaben, at vi har en begrænset opmærksomhed, siger Lotte Berthelsen, som er uddannet psykolog og konsulent i Bro, der arbejder med kommunikation, adfærdsdesign og organisationsudvikling.

- Ved hele tiden at skifte mellem at svare, gå tilbage til en opgave og så svare en anden ophober der sig en masse spildtid. For vi kan ikke dele vores opmærksomhed, siger hun.

Derfor er hendes altoverskyggende råd, at du afsætter konkrete tidsrum - eksempelvis fra syv til otte om morgenen og igen fra 16 til 17 - hvor du besvarer mails. Dermed kan du eliminere mails som stressfaktor i dagens øvrige timer.

2) Afgræns dine muligheder

Når du så har mailtid, kan du også spare en masse tid ved at afgrænse de muligheder, du har for at håndtere mails.

- Læg en strategi. Ved at eliminere handlemuligheder bruger du ikke uanede mængder af opmærksomhed på at finde ud af, hvad du nu skal gøre.

- Vi ved, at hvis vi kun kan svare ja eller nej, så går det meget hurtigere, siger Lotte Berthelsen.

Hvor mange og hvilke muligheder er op til dig. Lotte Berthelsen foreslår eksempelvis mulighederne: slette, videresende, arkivere eller svare med det samme.

3) Svar med det samme

Ofte kommer mails til at blive hængende i indbakken, fordi du egentlig godt ved, at du vil afvise forespørgslen. Og det kan kræve lidt tilløb.

Men her råder Malene Rydahl dig altså til at hive plasteret af, så der ikke hænger ubesvarede mails i indbakken - bare fordi det kræver et øjebliks let ubehag.

- Sig nej hurtigt, så slipper du også for påmindelser, siger Malene Rydahl.

Selvfølgelig kan der også være henvendelser, du er nødt til at bruge længere tid på og måske overveje, før du kan give et klart svar. Og det kan du sagtens fortælle modtageren i en slags mellemsvar.

- Så kan du hurtigt få sendt en besked afsted om, at du har set mailen, og at du svarer om et par dage eller en uge, siger hun.

/ritzau fokus/